Saturday, September 6, 2008

Implementasi SAP PT Bentoel Prima

Pendahuluan
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem terintegrasi untuk mengelola seluruh aktivitas perusahaan seperti produksi, marketing, sales, HRD, keuangan, supply chain management, logistik, dan sebagainya. Jadi, ERP merupakan suatu sistem dengan konsep perencanaan dan pengelolaan terpadu terhadap sumber daya perusahaan.
SAP (System Application and Product in data processing) atau dalam bahasa aslinya Systeme Andwendungen Produkte in der Datenverarbeitung merupakan package software ERP yang dipakai oleh perusahaan untuk mendukung pengintegrasian proses bisnisnya. SAP dalam masing-masing sistem terdiri dari banyak modul, misalnya SAP R/3 yang sudah digunakan hampir sebagian besar perusahaan-perusahaan kelas dunia untuk mendukung kegiatan bisnis prosesnya sehari-hari. Sebelum sampai ke generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal, banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.
PT Bentoel Prima memahami bahwa keberhasilan suatu perusahaan juga harus didukung oleh sistem informasi dan komunikasi yang terintegrasi. Pada tahun 2003 Bentoel mencanangkan untuk menjalankan bisnis Bentoel berbasis desain teknologi digital (Digital Bentoel Design) dengan cara membangun sistem informasi terintegrasi yang dimulai dari implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Di saat pasar industri rokok menurun sekitar 10%, PT Bentoel Prima justru mencatat kenaikan pangsa pasar 16%-17%. Penyebabnya adalah penjualan yang membaik, yang tentunya merupakan akibat dari serangkaian proses panjang yang berlangsung di perusahaan itu. Presiden Direktur PT Bentoel Prima Nicolaas B. Tirtadinata mengatakan membaiknya pendapatan Bentoel jelas tidak terlepas dari faktor 4P: price, product, promotion dan place, juga didukung oleh pembangunan infrastruktur. Bagaimana pun, perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi direktorat, divisi departemen yang cukup besar, membutuhkan satu kesatuan agar pekerjaan menjadi tidak terkotak-kotak.

Latar Belakang Perusahaan
Tidak bisa disangkal apabila industri rokok nasional mengalami penurunan. Hal ini dikarenakan berbagai kebijakan pemerintah telah menekan kinerja perusahaan rokok, terutama yang terkait dengan upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Faktor lainnya, rokok menjadi penyebab utama berbagai penyakit yang mematikan. Oleh karena itu, untuk menyiasati tekanan tersebut perusahaan rokok biasanya mencari berbagai terobosan yang inovatif guna mendongkrak penjualan. Tidak hanya lewat promosi, tapi yang lebih penting adalah kelengkapan infrastruktur, terutama sistem. Kenapa sistem? karena sistem akan men-drive organisasi dan tanpa sistem yang terintegrasi, kinerja perusahaan akan sulit mengalami peningkatan dalam menjalankan proses bisnisnya.
Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya masing-masing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti di bagian keuangan, bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena sistem aplikasi masing-masing bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data.
Saat ini, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat kompetitif, sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem yang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam perusahaan. Selain itu, karena datanya belum realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman barang, tak secara otomatis mengurangi posisistok barang dagangan. Begitu pula, posisi piutang atau account receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang terpisah-pisah seperti ini jelas berpotensi mengacaukan manajemen keuangan, karena data tak sesuai dengan fakta. Bahkan, ini juga berimbas pada kultur organisasi.

Pemilihan ERP
Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan dan memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket software yang berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel pun akhirnya memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas pertimbangan bahwa sistem ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan fitur-fitur yag canggih serta lengkap.
SAP Business Planning and Consolidation merupakan suatu aplikasi perencanaan dan konsolidasi yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan mengenai perencanaan, konsolidasi, pengelolaan anggaran belanja dan pelaporan. Sistem ini mendukung seluruh kebutuhan perencanaan anggaran keuangan dan perencanaan operasional secara top-down dan bottom-up serta mendukung proses konsolidasi untuk memastikan pengelolaan keuangan berjalan lancar dan tepat waktu.
Proyek ini mulai dijalankan pada Agustus 2003. Sistem ERP itu go live pada 1 Mei 2004. Keputusan untuk mengimplementasikan SAP didasarkan pada hasil evaluasi terhadap beberapa paket software yang berkaitan dengan pengelolaan kinerja perusahaan. Implementasi tersebut akan memaksimalkan integrasi perencanaan dan fleksibilitas bisnis. Pengimplementasiannya juga mempertimbangkan potensi dari solusi yang telah terpasang yang juga bagian dari solusi SAP. Intinya, Bentoel lebih fokus untuk mencari the most appropriate up-to-date technology, bukan the most sophisticated.

Sistem Informasi Terintegrasi

Penerapan sistem ERP (enterprise resource planning) berbasis SAP yang diimplementasikan di PT Bentoel Prima dinamakan Be One Enterprise (BOE) atau B-1 yang mempunyai makna “sistem pemersatu” dimana seluruh elemen sistem informasi yang ada masing-masing akan terintegrasi satu dengan lain menjadi suatu sistem informasi enterprise yang terintegrasi secara total dengan media data, suara dan video yang terkonvergen (convergence) secara digital.
Sistem B1 membantu efisiensi melalui penguatan kemampuan manajemen perusahaan untuk memonitor dan mengontrol secara dekat proses yang ada. Hal ini dikarenakan semua proses, mulai dari pembelian, inventori, produksi, dan distribusi dikontrol dengan baik anak perusahaan dapat melihat setiap biaya dan selalu dalam keadaan tahu untuk menentukan waktu dan strategi yang tepat untuk efisiensi. Bentoel melakukan tahapan persiapan tahun 2004 dalam lingkup Keuangan dan Control, Manajemen Bahan, Rencana Produksi, Distribusi dan Penjualan, Manajemen Dana, dan Konsolidasi.
Sebelum akhir 2004, Bentoel mengenalkan sistem SAP penuh. Satu tahun setelah implementasinya, sistem baru ini sudah beroperasi penuh mendukung berbagai departemen. Sistem baru ini telah meningkatkan produktivas dengan memangkas beban administrasi manual dan meningkatkan sistem kontrol sehingga pada akhirnya secara keseluruhan meningkatkan efisiensi. Dan untuk memaksimalkan potensi B-1 sistem, departemen penjualan dan distribusi serta sistem informasi membawa ide tentang perlunya bantuan komputerisasi pada jalur distribusi dan penjualan di lapangan yang pada akhirnya dipilih untuk menggunakan Personal Digital Assistants (PDA).

Tahap-Tahap BOE
• Tahap pertama. Dengan mengintegrasikan perencanaan korporasi dan perencanaan departemen, implementasi BOE difokuskan pada proses budgeting, kemudian manajemen membuat rancangan model biaya, dan menampilkan analisis yang akurat untuk penetuan anggaran operasional sesuai dengan perencanaan dan asumsi strategis. Implementasi proses penyusunan anggaran ditargetkan selesai dan go live pada awal Juli 2008.
• Tahap berikutnya, Bentoel mengembangkan dan memperluas modul SAP–nya untuk meningkatkan performa perusahaan.
Adapun modul ERP lainnya yang telah diimplementasikan oleh Bentoel adalah Sales and Distribution, Fleet Management and ECCS, Production Planning, Material Management, Finance and Controlling.

Implementasi BEO atau B-1
Dalam proyek pembenahan TI di Bentoel, terdapat dua agenda penting yang telah diselesaikan, yaitu Online Data Transaction (ODT) dan Sales Force Automation (SFA). Berhasilnya tahap pengembangan ODT, menjelaskan bahwa semua divisi telah terkoneksi secara online dan tidak ada lagi gap informasi antar bagian. Informasi yang tersedia menjadi seragam sehingga tidak perlu penyesuaian dan konsolidasi data antar bagian. Selain itu, kontrol manajemen dari para direksi menjadi lebih mudah pelaksanaannya.
Penerapan ODT merupakan kemajuan besar bagi Bentoel. Namun satu hal yang paling istimewa adalah program SFA dan pemanfaatan TI untuk pengontrolan bahan baku (tembakau). Dapat dikatakan, program SFA merupakan terobosan yang belum dilakukan pemain lain, khususnya di industri rokok. Tujuan Bentoel menggunakan program ini adalah menguatkan lini penjualan dengan memanfaatkan TI. Pada praktiknya, kini salesman Bentoel dipersenjatai satu unit PDA (personnal digital assistance) untuk mendukung kinerja mereka, baik untuk melihat informasi harian dan mengevaluasi kinerja mereka. Data-data yang ada di PDA mereka, selalu akurat karena selalu terjadi proses download dan upload dari atau ke sistem TI di masing-masing kantor cabang atau Area Sales and Marketing.
Terobosan ini dikenal dengan sistem B1 Mobile dan B1 ASMO yang membuat para salesman dapat memonitor dan memadukan informasi penjualan hingga level retailer. B1 Mobile merupakan sistem yang memberikan hasil statistik market berkualitas tinggi dan akurat, sehingga beban administrasi manajemen berkurang dan efisiensi kinerja meningkat. Dengan strategi ini, Bentoel menjadi industri pertama yang menggunakan PDA untuk mendukung penjualannya. Sedangkan ASMO merupakan sistem yang menghubungkan kantor-kantor cabangnya secara online dengan jaringan berbasis internet protocol melalui Wide Area Network. Sistem ini menghubungkan semua kantor cabang dengan kantor utama sehingga semua data dari cabang dapat dikompilasi.
Selain itu, Bentoel juga memiliki B1 Communication yang digunakan untuk komunikasi suara antar kantor Bentoel. Penerapan sistem ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi di berbagai divisi yang semula manual menjadi otomatis, sesuai dengan tujuan jangka panjang Bentoel dalam Desain Bisnis Digital (Digital Business Design).

Proses Bisnis
- Keuangan
Menurut, Chrisdianto Tedjawijaya, Chief Financial Officer Bentoel Group, industri rokok di Indonesia sangat kompetitif sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat dan cepat. Dengan BOE, kinerja mereka menjadi lebih mudah dan cepat dalam proses penyusunan anggaran, analisis bisnis dan simulasi yang berkaitan dengan seluruh angka-angka penjualan, pemasaran, dan keuangan.
- Produksi
Adanya BOE menjadikan sistem lebih stabil dan sangat membantu proses produksi seperti, apabila dimasukkan data mengenai forecasting penjualan, maka sistem akan menghitung kebutuhan dari raw material, non-tobacco material sehingga perencanaan jauh lebih gampang. Bagian gudang menjadi lebih mudah dalam menyiapkan berapa jumlah barang yang harus dikirim oleh para salesman setiap harinya serta penerimaan barang yang tidak laku.. Hal tersebut menyebabkan perusahaan tidak menemui kesulitan apabila harus memilah barang mana yang harus keluar duluan (FIFO). Apabila muncul kendala maka langsung dicari solusinya. Sistem ini akan terus dikembangkan seiring berjalannya waktu untuk penyempurnaan lebih lanjut.
- Sales & Distribusi
Selain BOE, PDA digunakan para salesman untuk mengantisipasi persaingan industri rokok yang membutuhkan sistem informasi yang sangat cepat. Dengan BOE, salesman tinggal menjalankan hasil yang tertera dalam PDA. Misalnya, salesman harus ke toko A, B atau C, kemudian jenis barang apa yang harus dibawa, diganti dan diambil. Selain itu, salesman juga diberi informasi untuk menagih piutang ke toko atau agen tertentu, sehingga Bentoel jadi tahu efektifitas toko A atau B dan bagaimana cara memperlakukan toko-toko tersebut melalui salesman mereka.
Sistem penjualan dan distribusi ini dikenal sebagai BOSNET. Keberhasilan sistem ini terlihat dari berkurangnya beban administrasi dan peningkatan kinerja salesman dalam melakukan tugasnya. Setiap jadwal kunjungan dan penjualan terdokumentasi dengan baik dan langsung terhubung dengan sistem utama. Hal ini membuat manajemen mendapatkan data yang realtime dan akurat.
Bagi industri rokok yang memerlukan distribusi sangat luas ke seluruh pelosok tanah air, peran komunikasi sangat penting. Kantor Bentoel di semua daerah pun dibuat online. Selain itu, manajemen terus berusaha melakukan utilisasi terhadap jaringan yang sudah ada, yang dinamakan Bentoel Teletoni. Hasilnya, hubungan ke seluruh wilayah cukup dengan memakai ektension, sehingga komunikasi menjadi lebih mudah dan Bentoel tidak mengeluarkan ongkos telepon dengan biaya interlokal, kecuali dengan konsumen.
People
Staff dan manajemen menerima pelatihan, tergantung pekerjaannya, pelatihan difokuskan pada cara pemrosesan baru, bukan hanya sekedar tugas individunya. Setelah mengalami masa transisi yang melelahkan, staf dan manajemen akhirnya menjadi piawai dalam menerapkan sistem yang terbukti mampu membangun platform yang kokoh untuk mencapai tujuan jangka panjang Bentoel dalam Desain Bisnis Digital.
Disamping hal di atas, adanya tim yang solid juga menjadi kontribusi yang sangat besar bagi keberhasilan perusahaan dan manajemen. Keberadaan tim yang solid merupakan kunci sukses bagi sebuah organisasi. Oleh karena itu, Bentoel selalu peduli terhadap sosialisasi sistem terbarunya, sehingga apabila muncul suatu masalah, para tim jangan saling menyalahkan. Sebab, masalah akan selalu ada, tinggal bagaimana mencari pemecahannya. Yang penting bagi Bentoel adalah bagaimana memberikan nilai tambah dan komitmen yang tinggi terhdap perusahaan. Di sisi lain, walaupun Bentoel telah melakukan beberapa strategi untuk menghadapi tertekannya industri rokok, ada satu hal yang selalu menjadi perhatian Bentoel yaitu kondisi daya beli masyarakat yang kurang baik. Namun, hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi manajemen Bentoel kedepannya.

Referensi
www.bentoel.co.id
www.bisnisindonesia.com
www.ciptalapangan.com
www.sdaasia.com
www.swa.co.id
www.wartaekonomi.com

Tuesday, August 5, 2008

and the story begin...

akhirnya....
resmi juga aku jadi mahasiswa mm ugm heheheheh
ditandai dengan kegiatan awal "business fun game"
hmmm coba aku inget-inget....fun-nya dimana yah......

Sunday, August 3, 2008

dipilih..dipilih..

masi inget awal mau masuk MM UGM....

bingung...mo iya, mo engga
soalnya MM ekonomi banget, beda sama background aku

dan...jadilah..tanya sana..tanya sini...

yeah..this is it!!

bangun pagi-pagi, siap-siap buat tes TPA
apa itu TPA??...hummm terus terang blum perna tau tu
yang penting datengnya ga telat

eh ternyata sehari sebelumnya juga ada tes lho!
apa itu TPD??..hummm baru denger waktu itu juga
kalo dilihat dari background S1, berarti ga ikut tes TPD

tapi atas instruksi dan restu ortu & kakak-kakak tersayang, so....hajar bleh!!
bismillahirohmanirrohiiim...


Blogger Templates by Isnaini Dot Com and Gold Mining Companies. Powered by Blogger